Einführung digitales Travelmanagement

Ziel ist die Umstrukturierung von einem inhouse Travelbüro zu einer digitalen Lösung im Travelmanagement. Mitarbeiter buchen unter Beachtung der angepassten Reiserichtlinien alle Teile der Geschäftsreise selber. Im nächsten Schritt erfolgt die Digitalisierung der Prozesse der Reisekostenabrechnung.

Insbesondere die Testphase des ausgewählten Tools und die Kommunikation der geplanten Umstrukturierung stellten die Herausforderung des Projektes dar.

Hintergrund:

Effizienz hat in den meisten Unternehmen oberste Priorität, doch bei Geschäftsreisen gilt dies oft nicht.
Kennen Sie Ihre jährlichen Umsätze für Bahn- und Flugreisen, Mietwagen und die Höhe der Hotelkosten verteilt auf die genutzten Anbieter? Haben Sie bereits Verträge mit Konditionen ausgehandelt? Haben Sie in Ihrem Unternehmen Reiserichtlinien formuliert?
Zwar sind schnelle Verbindungen oder eine hohe Produktivität der Mitarbeiter auf Reisen für die allermeisten Unternehmen wichtig. Jedoch sind Reisekostenrichtlinien oft nicht formuliert, interne Prozesse sind oftmals ungeklärt und so bleiben Optimierungspotenziale im Reisemanagement unentdeckt.
Dabei könnten Unternehmen durch die Einführung eines digitalen Travelmanagement sowohl ihre direkten als auch ihre indirekten Kosten von Geschäftsreisen senken. Die Investition in ein digitales Reisemanagement rechnet sich bereits ab 20 reisenden Mitarbeitern.

Im ersten Schritt werden die Prozesse analysiert. Wie werden Geschäftsreisen genehmigt, wie werden Sie gebucht und wie werden Sie abgerechnet. Gibt es Reisekostenrichtlinien für das Unternehmen und wie werden diese umgesetzt. Hier unterstützt eine Standardisierung der Prozesse bei der Reduzierung der indirekten Kosten.

Ein zweiter Schritt ist beispielweise eine Prozesskostenanalyse, die die Einsparpotenziale bei der Planung, Buchung und Durchführung von Reisen aufdeckt.
Die Zukunft liegt im Datenmanagement. Die Einsparungen kommen jedoch von Datentransparenz und effizienteren Analysen. Diese müssen von den Firmen dann in Maßnahmen umgesetzt werden.
Durch strategischen Einkauf können die Reisekosten reduziert werden, beispielsweise durch Argumentation der Bündelung des Reiseaufkommens günstigere Konditionen bei Beförderung und Hotels zu erzielen.
In Abstimmung mit dem Unternehmen formulieren die Experten Reiserichtlinien, die den Mitarbeitern klare und verbindliche Vorgaben zur Buchung und Durchführung von Geschäftsreisen machen. Diese aktive Steuerung sorgt für kostenbewusstes Vorgehen und schlanke Prozesse. Die Reiseplanung mit einem digitalen Travelmanagement sorgt zudem für Zeitersparnis bei den Mitarbeitern, so dass diese sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Ein dritter Schritt ist die Analyse der Prozesse der Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen.

Projektmanagement Stefanie Fassbender, Köln

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